La dématérialisation des données est devenue l’un des grands enjeux de ce début de siècle pour les entreprises. La prise de conscience a lieu, les mentalités changent, mais il est encore trop tôt pour évoquer une société dématérialisée dans laquelle le papier serait une exception plutôt que la norme. Ce mouvement concerne en premier lieu les directions juridiques qui doivent jongler avec de multiples données et documents aussi nombreux que volumineux. Ce travail de dématérialisation constitue donc pour elles un véritable défi : celui d’entrer de plain-pied dans l’économie de la donnée.
Aujourd’hui, imprimer un email est un geste qui sort de l’ordinaire. Les messages visant à dissuader les toqués de l’impression papier ont porté leurs fruits et l’heure est à la numérisation des données papier. Une entreprise se doit d’être la plus digitale possible non pas pour donner des gages de modernité, mais bien parce qu’elle en retire des bénéfices financiers indéniables. La numérisation des données permet de gagner du temps et engendre ainsi des gains de productivité. Le retour sur investissement peut atteindre 300 % et la rentabilité augmenter de 50 %. Il s’agit d’arguments-massues qui ne laissent pas indifférentes des directions juridiques submergées par le papier.
Le paperless comme nécessité
L’enquête « Chief Legal Officer Survey 2018 », qui fait un tour d’horizon des enjeux et évolutions propres aux départements juridiques, montre que la data gouvernance est le principal facteur d’inquiétudes des directeurs juridiques. Une étude publiée par PwC Société d’Avocats en juin 2018 montre que seulement 18 % des directions interrogées estiment être à la hauteur des enjeux de la numérisation. 32 % déclarent être d’une maturité moyenne laissant ainsi une bonne moitié, un peu perdue, face aux besoins d’une dématérialisation qui a déjà montré ses atouts.
Si les directions juridiques ont compris la nécessité du paperless (quel que soit le degré de maturité), des résistances se font souvent sentir en interne. La confiance dans le papier est la norme. Pourtant les notaires, dont l’activité produit des millions de tonnes de papier, se lancent de plus en plus dans la dématérialisation d’actes authentiques. C’est aujourd’hui le cas de près d’un acte sur deux. Si des actes notariés peuvent être entièrement dématérialisés, c’est que la confiance n’est plus l’apanage du seul papier. Depuis 2017, la France dispose de deux normes (NFZ 42-013 et NFZ 42-026) qui permettent d’élaborer des documents officiels ayant valeur de preuve sur le plan juridique.
Le besoin de confiance dans le digital
Le terme « juridique » revient décidément souvent dès lors que le thème de la dématérialisation est abordé. Il existe également un autre enjeu incontournable : celui de la sécurité. Une entreprise qui digitalise toutes ses données se sent plus vulnérable vis-à-vis des cyber attaques. Chaque semaine, la presse se fait l’écho d’entreprises privées ou d’institutions publiques victimes de telles attaques. Spectaculaires, elles ne sont que le prolongement d’un espionnage industriel qui a toujours existé. A évolution d’une menace, il y a toujours évolution de la réponse à apporter. C’est ainsi que le français DiliTrust a su tirer son épingle du jeu. Le marché est si porteur que la Legal Tech a ouvert un bureau à Dubaï et Milan. Le paperless ne peut se faire qu’avec des solutions viables recherchées par de grands groupes, à l’image des banques qui croulent traditionnellement sous le papier.
Le marché de la digitalisation prend ainsi son essor et laisse dans la tourmente les entreprises spécialisées dans l’impression. En France, les imprimantes et photocopieurs font 25 % de ventes en moins qu’il y a dix ans et le marché mondial se restructure. Samsung Electronics s’est offert à HP en 2016 tandis que Xeros a préféré séparer son activité historique de sa nouvelle source de croissance : le cloud pour les entreprises.
Bien que dématérialisé, le principe de « destruction créatrice », cher à l’économiste Schumpeter, est bien à l’œuvre dans cette nouvelle économie de la donnée, et promet de faire vivre dans les années à venir une véritable révolution aux directions juridiques.
Bonjour,
Merci pour cet article. Nous ressentons de plus en plus la volonté des entreprises à digitaliser leurs process. L’exemple de la signature électronique qui offre des garanties identiques au papier en plus de réduire les coûts et simplifier et fluidifier les échanges et le stockage des informations.